الفوترة الالكترونية في السعودية: خطوة نحو التحديث ورحلة التقدم نحو التحديث تبدأ بخطوة، وقد قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية أولى الخطوات نحو الحداثة في ٤ ديسمبر ٢٠٢١ بإصدارها لائحة خاصة بالفوترة الالكترونية كي يتم التعامل بها بدلًا من الفواتير الورقية.
فلنتعرف على تفاصيل رحلة الحداثة.
ما هو نظام الفوترة الالكترونية؟
الفوترة الالكترونية في السعودية: خطوة نحو التحديث وتعريفاً مصطلح الفوترة الالكترونية السعودية هو نظام يهدف إلى تحويل الفواتير الورقية إلى شكل إلكتروني، وأتمتة جميع العمليات التي تتم بين البائع والمشتري.
تتطلب الفواتير الالكترونية توافر بعض الشروط كي يُعتد بها، ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد -التي يتم تصويرها باستخدام الماسح الضوئي- فاتورة الكترونية
يتم إصدار الفاتورة الالكترونية وحفظها عبر نظام إلكتروني، وتنقسم الفواتير الضريبية إلى نوعين:
فاتورة ضريبية: تختص الفاتورة الضريبية بجميع المعاملات بين منشأة إلى منشأة أخرى B2B أو جهة حكومية B2G.
فاتورة ضريبية مبسطة: تعمل الفاتورة الضريبية المبسطة بشكل أساسي بين منشأة و فرد أو مستهلك B2C، وتستخدم غالبًا في المطاعم ومتاجر الملابس وغيرها.
وقبل التعرف على متطلبات ومراحل الفوترة الالكترونية فهناك عدد من المصطلحات الخاصة بالمنظومة التي يجب أن تكون على دراية بها.
أهم المصطلحات الخاصة بنظام الفوترة الالكترونية:
تتعدد المصطلحات الخاصة بمنظومة الفوترة الالكترونية، ومن أبرزها:
1- الحلول التقنية / أنظمة الفوترة الالكترونية E-invoicing
تشمل جميع الأجهزة والأنظمة والتطبيقات الالكترونية، وكذلك الشبكات ووسائل الربط وحفظ وتبادل المعلومات المرتبطة بإصدار الفواتير والإشعارات الالكترونية.
2- الإشعارات الالكترونية
تنقسم الإشعارات إلى:
إشعارات الدائن
إشعارات المدين الناتجة عن التعديلات على الفاتورة
يتم إصدار تلك الإشعارات بصيغة الكترونية منظمة وفقًا لنظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.
3- الإشعار الدائن
هو إشعار يتم إصداره من قبل البائع كي يتم رد احتساب فارق في القيمة أو الضريبة لصالح المشتري؛ إذ يستخدم في تصحيح معلومات الفواتير في حالة إصدارها بقيمة أعلى من قيمتها الحقيقية أو في حالة منح العميل خصم إضافي على قيمة التوريد بعد إصدار الفاتورة.
4- الإشعار المدين
هو إشعار يصدره البائع لتصحيح قيمة التوريد أو الضريبة المتعلقة به للعميل، وتستخدم الإشعارات المدينة عند تعديل القيمة أو الضريبة المستحقة بالزيادة عن القيمة الواردة في الفاتورة الأصلية.
5- رمز الاستجابة السريع QR Code
يتكون QR Code من عدد من المربعات البيضاء والسوداء يمكن قراءتها آليًا باستخدام الماسح الخاص به أو كاميرا الأجهزة الذكية عبر التطبيقات المخصصة لضمان التأكد من صحة الفواتير.
6- وحدة الحل التقني
تعد إحدى مكونات الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المخصصة لموقع معين؛ إذ يتم من خلاله إصدار سلسلة من الفواتير والإشعارات الالكترونية المرتبطة بها بصيغة XML.
والجدير بالذكر أن لكل وحدة من وحدات الحل التقني معرّف ختم تشفير خاص بها، ويتم ختم كل فاتورة صادرة من خلالها في تسلسل الفواتير والإشعارات الالكترونية المرتبطة بها.
7- معرّف ختم التشفير (Cryptographic Stamp Identifier)
يربط معرف ختم التشفير بين وحدة الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المستخدمة من قبل الشخص الخاضع للائحة الفوترة الالكترونية بطرف ثالث معترف به ومحدد من قبل الهيئة؛ إذ يتمكن من تأكيد هوية الشخص الخاضع للائحة الفوترة الالكترونية وتحديد وحدة الربط بشكل غير متكرر.
8- رقم التعريف الموحد عالميًأ (UUID)
يتم إنشاء ذلك الرقم من خلال خوارزمية تمنع أي شخص آخر من إنشاء نفس الرقم، ويُخزن داخل الفاتورة المصدرة بصيغة XML.
9- الاعتماد (Clearance)
ترمز كلمة الاعتماد إلى العملية التي تتحقق الهيئة من خلالها أن الفواتير الضريبية الالكترونية والإشعارات الالكترونية المرتبطة بها والمرسلة إليها من قبل الأشخاص الخاضعين لأحكام الفوترة الإلكترونية تفي بالضوابط والتفاصيل المحددة في قرار الفوترة الإلكترونية والوثائق الفنية ذات الصلة بالفاتورة.
تقوم منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بإدخال ختم التشفير فقط على الفواتير والإشعارات التي يتم إثبات إيفائها لجميع الشروط، وثم إخطار الشخص الخاضع للائحة الفوترة الالكترونية باعتماد تلك الفواتير كي يتم مشاركتها لاحقًا مع العملاء الصادر لهم تلك الفواتير، ويجب التنويه أن الاعتماد لا يطبق على الفواتير الضريبية المُبسطة.
بعد أن ذكرنا بعض من المصطلحات الخاصة بمنظومة الفاتورة الالكترونية في السعودية، الآن أنت على أتم الاستعداد لمعرفة مراحل ومتطلبات تطبيق الفاتورة الالكترونية.
مراحل تطبيق الفوترة الالكترونية:
تعتمد مراحل تطبيق الفوترة الالكترونية على خطة عمل محددة بتواريخ معينة تتكون من عدد من الخطوات؛ إذ تتضح كالآتي:
4 ديسمبر 2020
تعد الخطوة الأولى في تطبيق الفاتورة الالكترونية السعودية وهي صدور لائحة الفوترة بعد موافقة مجلس إدارة الهيئة العامة للزكاة والضريبة عليها.
28 مايو 2021
تم نشر القرار الخاص بالضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الالكترونية للمرحلتين الأولى والثانية.
4 ديسمبر 2021
بدء تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار؛ إذ يعد إصدار وحفظ الفواتير الكترونيًا عبر نظام فوترة الكتروني لكل الخاضعين للائحة الفوترة الالكترونية إلزاميًا.
1 يناير 2023
بدء تنفيذ المرحلة الثانية الخاصة بالربط والتكامل مع أنظمة الهيئة الخاضعين للائحة الفوترة الالكترونية على مراحل لكل فئة، وستبدأ الهيئة في تطبيق ذلك مع المنشآت التي تم اختيارها ضمن المجموعة الأولى وفقًا لمعيار حجم الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة لعام 2021، وهي المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 3 مليارات ريال.
سيتم إشعار الفئة المستهدفة للربط من قبل الهيئة قبل التنفيذ بستة أشهر، ويجب الالتزام بالمتطلبات الإضافية لتلك المرحلة، وهي:
ربط أنظمة الفوترة الالكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام الهيئة.
إصدار الفواتير الالكترونية بناءً على صيغة محددة.
تضمين عدد من العناصر الإضافية في الفاتورة.
وفي الوقت الراهن تم تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار، وبدأت المؤسسات في إصدار وحفظ الفواتير بشكل الكتروني عبر المنظومة، ولكن هناك متطلبات يجب الإلتزام بها في تلك المرحلة تبعًا لما صرحت به هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
متطلبات المرحلة الأولى من تطبيق الفوترة الالكترونية:
يتطلب الانضمام إلى منظومة الفوترة الالكترونية الالتزام بعدة متطلبات الأساسية، وهي:
1- استخدام نظام فوترة الكتروني
ينبغي التأكد من توافر نظام بمؤسستك يتناسب مع متطلبات الفوترة الالكترونية للمرحلة الأولى، ولذلك يجب التواصل مع الفريق التقني الخاص بمؤسستك أو مزود أنظمة الفوترة كي يتم توفير جميع المتطلبات الفنية والتقنية.
2- إصدار وحفظ الفواتير الالكترونية
يجب الحرص على إصدار الفواتير الالكترونية وحفظها عن طريق أنظمة الفوترة الالكترونية، والامتناع عن إصدار أي فواتير مكتوبة بخط اليد أو برامج تحرير النصوص.
3- التأكد من توافر جميع عناصر الفاتورة الضريبية
من أساسيات تطبيق المرحلة الأولى من الفوترة الالكترونية هي إصدار الفاتورة الالكترونية بما يتوافق مع أنظمة ضريبة القيمة المضافة، بما يشمل:
الفواتير الضريبية
يجب التأكد من إضافة البيانات التالية عند إصدار فاتورة ضريبية:
رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري.
كتابة عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية”.
تاريخ إصدار الفاتورة.
اسم المورد.
الرقم التسلسلي لمزود الخدمة.
عنوان المتجر.
الرقم الضريبي للمورد.
الفاتورة الضريبية المُبسطة
يجب الإلتزام بإضافة عدد من البيانات مع البيانات الأساسية المتوفرة في الفاتورة الضريبية، وتلك البيانات هي:
رمز الاستجابة السريع QR Code.
رقم الفاتورة.
عنوان الفاتورة “فاتورة ضريبية مُبسطة”.
تاريخ إصدار الفاتورة.
اسم المتجر.
الرقم التسلسلي للفاتورة.
عنوان المتجر.
رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
معدل القيمة المضافة.
الحلول التقنية للفوترة الالكترونية:
ينبغي أن تشتمل الحلول التقنية المطابقة للمواصفات والمتطلبات المحددة من الهيئة والخاصة بإصدار الفواتير والإشعارات الالكترونية ما يلي:
الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات الذي يستخدم في إصدار الفواتير الالكترونية منشأة إلى منشأة / جهة حكومية (B2B/ B2G).
جميع الحلول التقنية التي تستخدم من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الالكترونية لإصدار الفواتير الالكترونية.
الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات والمستخدم في إصدار الفواتير الالكترونية المُبسطة منشآت إلى أفراد B2C.
جميع أنواع الحلول التقنية التي تستخدم من قبل الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الالكترونية لإصدار الفاتورة الالكترونية المُبسطة.
في حالة جمع الحل التقني بين نوعي الفواتير (فواتير الكترونية – فواتير الكترونية مُبسطة) فيجب أن يستوفي جميع متطلبات الامتثال للنوعين أيضًا.
من أبرز الحلول التقنية المستخدمة:
1- تسجيل النقدية (كاشير) متصل بالإنترنت
تصدر الفواتير عبر جهاز تسجيل النقدية، ويتم الختم على الجهاز نفسه؛ إذ يصدر الجهاز الفواتير ويقوم بتخزينها بعد الربط مع أنظمة الفوترة الالكترونية للهيئة، وبذلك تعد نوع المعاملة في تلك الحالة منشأة إلى فرد.
2- برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP
يوفر ذلك النظام خاصية إصدار الفواتير؛ إذ يتم إصدار الفواتير الالكترونية المُبسطة وختمها تلقائيًا على الخادم،ومن ثم ربطها مع أنظمة الفوترة الالكترونية.
تُختم الفواتير الالكترونية بواسطة منصة ربط أنظمة الفوترة الالكترونية أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي تتم المعاملات هنا بكلا النوعين (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).
3- حلول التجارة الالكترونية
يتمكن المستخدم من إصدار الفواتير على منصة التجارة الالكترونية المتصلة بخادم سحابي أو خادم محلي؛
إذ تتم عملية الختم بواسطة خادم الفواتير الضريبية المُبسطة، كما تُختم الفواتير الضريبية الالكترونية بواسطة بوابة الهيئة للربط أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي فإن هذا الحل يناسب المنشآت والأفراد.
4- تسجيل النقدية الإفتراضي
في تلك الحالة يقوم الحل التقني بإصدار الفواتير على برنامج ذو نقطة نهاية (end-point software) عبر جهاز إلكتروني مثل جهاز حاسب آلي شخصي أو لوحي أو هاتف ذكي، ويُستخدم مع المنشآت -B2B- أو الأفراد -B2C-.
5- الحلول السحابية Cloud Solutions
في حالة استخدام الحل التقني الخاص بالحلول السحابية يتم إصدار الفواتير وتخزينها على خدام سحابي،
ويتم استخدامه مع كلا نوعين المعاملة (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).
6- سجلات النقد الإلكترونية المتصلة بشبكة
يتم تعريف ذلك الحل التقني بأنه عدد من أجهزة السجلات النقدية المتصلة بخادم التحكم؛
إذ يتم إصدار الفواتير وتخزينها على شبكة الخادم، ويتم استخدام نوع معاملة واحد في تلك الحالة (منشأة إلى فرد B2C).
هناك بعض من الأشياء التي لا يجب أن تتضمنها الحلول التقنية المطابقة للمواصفات والمتطلبات مثل:
أدوات تعديل النص.
برامج الاكسل Excel.
برامج مسك السجلات، في حالة إذا لم تكن مزودة بمحولات متوافقة.
طابعة فاتورة ورقية، ما لم تكن تصدر أيضًا فواتير الكترونية مُبسطة.
والآن تكون قد أصبحت على دراية كاملة بكل التفاصيل الخاصة بمراحل الفوترة الالكترونية
وأهم المصطلحات الخاصة بها، والحلول التقنية، وكافة البيانات الواجب توافرها داخل الفواتير الضريبية
الفوترة الالكترونية في السعودية: خطوة نحو التحديث
