ما هي أنظمة نقاط البيع؟

نظام نقاط البيع ، أو “POS” ، هو آلية عمل أو أداة يمكنك من خلالها التعامل مع الكثير من الأعمال المالية والإدارية لإدارة اعمالك بطريقة غير تقليدية.

حيث ان ادارة اعمالك او مشروعك التجاري اليوم لم يعد بالأمر السهل وخاصة الاعمال المالية منها وفي هذه الحالة انت بحاجة ماسة لنظام نقاط بيع او pos يسهل عليك  التعامل مع الحركات التجارية والمالية داخل منشأتك التجارية.

وممكن ان نعرف نقطة البيع بأنها: المكان الذي يقوم فيه عميلك بالدفع مقابل المنتجات أو الخدمات في متجرك.

ببساطة ،

في كل مرة يقوم فيها العميل بعملية شراء فإنه يكمل عملية نقطة بيع،

ويمكن أن يؤدي العثور على نظام نقاط البيع المناسب لعملك إلى القضاء على الكثير من أعمال الإدخال اليدوي و الإبلاغ عن الأخطاء في المستقبل.

وتعمل نقاط البيع كمكون مركزي لعملك أي إنه المركز الذي يتم فيه دمج كل شيء  مثل المبيعات وإدارة المخزون ومعالجة الدفع وإدارة العملاء .

لماذا لم يتحول كل أصحاب الأعمال من التعامل التقليدي إلى نظام نقاط البيع POS ؟

قد يكون تنفيذ التكنولوجيا الجديدة  وخاصة التكنولوجيا التي تعتبر مركزية في اعمال المتجر او الشركة  أمرًا مربكًا،

لكن يحتاج أصحاب الاعمال وتجار التجزئة إلى النظر في العواقب السلبية للفشل في الحصول على نقطة بيع.

فهم يخاطرون بإبطاء عملياتهم وفقدان البيانات الهامة التي يمكن أن تساعدهم على تنمية أعمالهم بشكل أسرع.

وإن امتلاك نظرة ورؤية رئيسية حول عملائهم ومستوى مخزونهم ومتى يجب عليهم طلب المزيد من الإمدادات هي أمثلة على المعلومات التي توفرها نقاط البيع.

نظام نقاط البيع المحلي والسحابي أيهما أفضل؟

يتكون كل نظام نقاط بيع  POS من مكونات البرامج والأجهزة التي تجعل تشغيل العمليات اليومية لأعمالك أسهل وأسرع.

من المهم أن تعرف ما هي خيارات برامج نقاط البيع المتوفرة وما يقدمه كل منها،وفيما يلي بعض الاختلافات بين نقاط البيع المحلية (أو المثبتة) ونظام نقاط البيع القائم على السحابة :

نقاط البيع المحلية TRAD POS هي أنظمة تقليدية قديمة بالية حيث يتم حفظ البيانات على الخوادم المحلية ويعمل ضمن شبكة داخلية وهو بشكل رئيسي جهاز سطح مكتب يحتوي على برنامج نقطة البيع فيه.

اما نقاط البيع المستندة إلى السحابة CLOUD POS المعروفة كخدمة و كبرنامج للحاسوب بالإضافة إلى نظام قابل للتنزيل على الأجهزة المحمولة SAAS والتي تقوم بحفظ وتخزين البيانات ومعالجتها عن طريق الانترنت .

وهناك أربعة عوامل يجب عليك النظر إليها لتستطيع ان تختار أي النظامين مناسب لأعمالك:

1- الأجهزة وكلف التشغيل والصيانة:

الأنظمة المحلية تحتاج عدد كبير من التجهيزات  خوادم بيانات مخصصة وخوادم نسخ احتياطية إضافية وبرامج تشغيل للنسخ الاحتياطية

وأجهزة حاسوب ، وهنالك ايضا  الكلف الإضافية للصيانة الدورية والتنفيذ، و هذا الخيار يمكن أن يكلفك آلاف من الدولارات سنوياً.

من ناحية أخرى يقدم النظام القائم على السحابة نموذج قائم على دفع اشتراك اما مرة واحدة او شهري او سنوي،

حسب نظام الخدمة المقدم وحسب الشركة المقدمة لهذه الخدمة،

وعادة ما يكون هذا الخيار الأرخص بالتكلفة لأن غالبية الموارد التقنية ( الخوادم والنسخ الاحتياطي … الخ ) يتم توفيرها وصيانتها بواسطة مزود نقاط البيع السحابية POS.

2- أمان البيانات والمعلومات:

القائمون على الأنظمة المحلية هم من يتحملون مسؤولية أمن وحماية تلك االبيانات وهذا غير كاف فقد تتعرض بياناتك الخاصة للخطر

لأنه يتم تخزين البيانات محلياً، ولا يمكن استرجاع البيانات في حال تعطل الخوادم أو اكتشاف خطأ أو سرقة أو تلف.

ينما يتم تخزين بيانات أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة POS عبر الإنترنت، مما يعني أنه يمكن استردادها من أي مكان من العالم،

ومسؤولية الحماية تكون على عاتق مزودي نقاط البيع حيث لديهم الخبرة والامكانيات المالية لتخزين البيانات بأمان،

ويتم نسخ البيانات احتياطياً وتلقائياً في السحابة، وفي حال اي عطل حصل في النظام يمكن استرجاع البيانات واستعادتها بسهولة.

3- امكانية الوصول:

لا يمكن الوصول إلى بيانات نقاط البيع المحلية إلا من الموقع الخاص بالعمل ومن أحد الحواسيب المتصلة بها ،

أما البيانات من نقاط البيع السحابية يمكن الوصول إليها من أي مكان ، ويمكنك بسهولة ويسر إجراء تغييرات ومراقبة أنشطة عملك في أي وقت،

حتى عبر هاتفك الجوال او اجهزة التابلت او الحواسيب المحمولة.

4- التحديثات والاضافات الجديدة :

تحديثات نقطة البيع المحلية قليلة وفي حال اتاحة اي تحديث يجب تنفيذها يدوياً، لكنها تبقى محدودة على كل ما تحتويه،

ولا يمكننا الحصول على ميزات إضافية جديدة.

بينما تحديثات نقطة البيع السحابية مجانية وبشكل دوري ومستمر، ويتم إجراء التحديثات تلقائياً في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول.

مكونات الأجهزة لنظام نقط البيع:

هذه هي المكونات المادية الشائعة المطلوبة للحصول على نقاط البيع الخاصة بك وتشغيلها:

جهاز العرض / الجهاز اللوحي Monitor/tablet : يعرض قاعدة بيانات المنتج ويتيح وظائف أخرى ، مثل تسجيل دخول الموظف وعرض تقارير المبيعات.

ماسح الباركود Barcode scanner : أتمتة عملية السداد ومسح الرموز الشريطية حيث يسحب معلومات المنتج ويضيفها إلى إجمالي الخروج ويمكن أيضًا أن تتكامل ماسحات الباركود مع أنظمة إدارة المخزون لضبط مستويات المخزون تلقائيًا.

قارئ بطاقات الائتمان Credit card reader

طابعة الإيصالات Receipt printer :  الإيصالات الورقية تظل ضرورية ولا يمكن الاستغناء عنها عند بعض العملاء ،

حيث تزودهم بلمحة سريعة لعمليات شراء المنتجات أو الإرجاع.

صندوق النقود Cash drawer :  ستحتاج إلى مكان آمن لتخزين النقود للمعاملات المالية ضمن نطاق نقاط البيع المحلية.

يمكن لنظام POS الخاص بك التعامل مع المعاملات التي يمكن أن تتعامل معها أنظمة POS مع المدفوعات الآمنة عبر الويب

 وبطاقات الائتمان باستخدام تقنية magstripe ، والبطاقات الذكية ، وأحيانًا المدفوعات غير الملامسة، حتى أن هناك أنظمة معالجة الدفع نقدًا.

ما هي فوائد استخدام نظام نقط البيع ؟

1- توفير الوقت الإداري :

لا تعد أنظمة نقاط البيع أدوات لمعالجة المدفوعات فحسب بل أصبحت نظاماً يربط جميع أدوات برامج الأعمال الصغيرة الخاصة بك .

من الجدولة وكشوف المرتبات إلى المحاسبة وإدارة المخزون.

يؤدي اختيار نقطة بيع قائمة على السحابة CLOUD POS يتكامل مع برامج الأعمال الأخرى إلى تقليل ساعات العمل الإداري.

على سبيل المثال يمكنك شراء واستلام المخزون في نقاط البيع الخاصة بك ومزامنة بيانات المبيعات الخاصة بك مباشرة مع برنامج المحاسبة الخاص بك.

2- تحسين تجربة العملاء:

هناك الكثير من العملاء  مستعدون لدفع المزيد مقابل خدمة العملاء الممتازة وباستخدام نقط البيع المتقدمة

يمكنك تحسين عملية خدمة العملاء بعدة طرق:

• طرق دفع مختلفة ومميزة: يمكن أن يساعد تقديم طرق الدفع عبر المحفظة الإلكترونية و الدفع بدون تلامس و PayPal في تقليل الوقت الذي يستغرقه العملاء لإتمام المعاملات.
• لا تخرج محفظتك: لا يحتاج العملاء الموثوقون إلى إخراج محافظهم عند حفظ طريقة الدفع المفضلة لديهم في نقاط البيع الخاصة بك، هذه الطريقة هي استراتيجية ممتازة للشركات الراقية والخدمية التي لها علاقات وثيقة مع العملاء.
• معلومات العميل المحفوظة: يتم حفظ معلومات العميل ، والتي يمكن أن تشمل نقاط برنامج الولاء ، أو معلومات الاتصال أو حتى الاتصال بالعميل بالاسم.
• البحث السهل عن العنصر: يقدّر العملاء الحصول على إجابات سريعة فيما يتعلق بسعر المنتج وتتيح أنظمة نقاط البيع لمندوبي المبيعات الوصول إلى هذه المعلومات بمسح سريع للباركود .

3- الوصول للشراكة مع العميل  :

جنبًا إلى جنب مع خدمة العملاء المحسنة ، يتم إشراك العملاء بشكل مباشر ،حيث تحتوي العديد من أنظمة نقط البيع

على أدوات تسويق مدمجة أو القدرة على إضافة تطبيقات وميزات تسويقية.

قد يشمل ذلك البريد الإلكتروني والوسائط الاجتماعية والرسائل القصيرة وقنوات أخرى.

يمكن إضافة أسمائهم إلى بريد إلكتروني ويمكن أنظمة نقاط البيع الحديثة أن تأخذ سجل تسوق العميل في الاعتبار عند تقديم المبيعات أو الخصومات أو غيرها من الميزات التسويقية.

برنامج الولاء الخاص بك هو أداة قوية للاحتفاظ بالعملاء تشجع على تكرار عمليات الشراء ، وزيادة الإنفاق ، والمزيد من التسويق الشفهي.

ويمكنك استخدام نقط البيع لمطالبة العملاء بالتعليقات المباشرة عبر الاستطلاعات في المتجر أو رسائل البريد الإلكتروني المستهدفة بعد الشراء.

4- يقدم إمكانيات التجارة الإلكترونية:

• متجر مجاني على الإنترنت: تقدم بعض أنظمة نقط البيع ، متجرًا مجانيًا عبر الإنترنت ،ولكن يتم تتبعها في نظام POS الخاص بك. يوفر البعض الآخر أدوات للبيع على صفحتك أو وسائل التواصل الاجتماعي.
• تتبع المخزون: معظم أنظمة نقاط البيع ، مثل نظام الفا سوفت لإدارة المخزون ، تتعقب كل من المبيعات عبر الإنترنت وشخصيًا لعناصر المخزون حتى تعرف بالضبط عدد العناصر التي لديك ومتى تحتاج إلى طلبها.
• طلبات الطعام: أنظمة نقاط البيع في المطاعم مثل نظام الفا سوفت لمحاسبة وتشغيل المطاعم يمكن لأفضل الأنظمة تغذية الطلبات عبر الإنترنت مباشرة إلى نظام نقاط البيع أو نظام عرض المطبخ وفقًا للأولوية التي تحددها.
  

5- النمو مع تغيرات اتجاه الاعمال:

تقوم أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة بتحديث برامجها باستمرار لدعم اتجاهات المستهلكين الناشئة.

هذا يعني أن نقطة البيع القوية ستبقي عملك UP TO DATE مع تغير تفضيلات العملاء.

من السهل قبول أنواع الدفع الشائعة بشكل متزايد مثل مدفوعات محفظة الهاتف المحمول (مثل Apple Pay و Google Wallet) ، والمدفوعات عبر الإنترنت ، ومدفوعات الاتصال قريب المدى (NFC) من خلال نقاط البيع.

وجدت دراسة أجرتها Global Payments أن أكثر من نصف التجار يخططون لتوسيع طرق الدفع في عام 2022.

وتشمل هذه إضافة محافظ رقمية (60٪) ، وتلقي مدفوعات رمز الاستجابة السريعة (60٪) ، وقبول الفواتير الرقمية (51٪).

6- تعزيز الايرادات:

تعمل نقاط البيع على تعزيز مبيعاتك عن طريق زيادة عدد تدفقات الإيرادات أو قنوات المبيعات التي يمكن لشركتك التعامل معها.

هناك طريقة أخرى لتعزيز الايرادات تتمثل في تقديم خدمة “اشتر الآن وادفع لاحقاً”.

7-تتبع بياناتك ومركزية المعلومات:

إذا كنت تمتلك أكثر من متجر فأنت ترغب في تتبع المعلومات لكافة المتاجر معاً .

قد ترغب في أن تكون قادرًا على التواصل بين المتاجر ، مثلاً لنقل المنتجات أو حتى جلب موظفين من متجر لمساعدة آخر في حال كان مزدحماً. مع برنامج POS ، لديك هذه القدرات.

وفي النهاية :

عندما تبحث عن افضل برنامج للمحاسبة ونقاط البيع POS سواء في المملكة العربية السعودية او في العالم العربي عموماً ،

حاول ان تجد فيه الميزات التي ذكرناها آنفاً ونستطيع أن نختصر عليك البحث عندما نقول:

أن شركة  ألفا سوفت مؤسسة معتمدة رسمياً للفوترة الالكترونية قدَمت نظام محاسبة ونقاط بيع متوافق مع متطلبات

الفاتورة الالكترونية في السعودية معتمد من الهيئة العامة للزكاة والدخل .