إدارة حسابات الموردين

دعونا نتعرف على مصطلح إدارة حسابات الموردين وما هو مفهومه ؟

تشير إدارة الموردين إلى جميع العمليات والأنشطة التجارية التي تتعامل مع دورة حياة المورد الكاملة للمؤسسة ،

إذا كان لديك نشاط تجاري أو كان لديك شركة أو مؤسسة  تعتمد بشكل أساسي على ضبط حسابات الموردين فعليك الحرص كل الحرص على إختيار برنامج محاسبي يمكّنك من الإحتفاظ ببيانات وحسابات الموردين وإدارة تلك العملية بعناية شديدة .

وبالطبع ومن بداية موضوعنا يجب أن نقول مع برنامج إدارة الحسابات من الفا سوفت أنت تضمن إدارة كاملة لحساباتك وأيضاً حسابات الموردين التابعين لنشاطك وسنوضح ذلك لاحقاً.

من هو المورّد وما أنواع المورّدين؟

المورد هو كيان أو شخص أو شركة تقدم منتجًا أو خدمة لكيان آخر ، يتمثل دور المورد كونه جزء من سلسلة التوريد للأعمال التجارية في تقديم منتجات عالية الجودة من الشركة المصنعة بسعر جيد إلى موزع أو بائع تجزئة لإعادة بيعها.

 عادة ما يكون المورد منتجًا أو موزعًا،يشتري الموزع البضائع من العديد من الشركات المصنعة ويبيعها لعملائه.

أنواع الموردين من حيث :

الصفة القانونيه

• مصدر طبيعي أي كان صفته سواء تاجر أو شخص عادي
• مصدر اعتباري منشأة أو مؤسسة أي كان نوعها أفراد أو أموال

 النوع

• مورد قطاع خاص
• مورد قطاع عام أو حكومي
• مورد قطاع أعمال

نطاق العمل الجغرافي

• مورد محلي نتعامل معه من خلال السداد النقدي أو الآجل أو بالبنوك أو أوراق دفع
• مورد خارجي نتعامل معه من خلال إعتمادت مستندية أو تحويل نقدي عن طريق البنوك .

السلعة

• تقديم خدمات
• توريد مواد خام ووقود ومنتجات وسيطة
• توريد سلع ومنتجات تامة الصنع

ما هو مفهوم الدورة المستندية ؟

تختلف الدورة المستندية من شركة لأخرى وأيضاً من نشاط لاخر وأيضا بإختلاف الإدارات

ويعود ذلك للنظام المحاسبي السائد لأنه مما لاشك فيه أن الدورة المستندية تخدم النظام المحاسبي وتسهل عمله وتساعد المحاسبين في أداء أعمالهم وكذلك تعد من الإجراءات الرقابية للعمليات سواء صرف أو إستلام أو أي عملية بها تعامل مالي.

تختلف الدورة المستندية بكل من:

1- اختلاف النشاط الخدمي ، فالدورة المستندية لشركة صناعية تختلف عن شركة خدمية.

2- اختلاف القطاع فعلى سبيل المثال ، موردي القطاع الخاص يختلفون في إجراءاتهم عن موردي القطاع العام والأعمال

3- شكل الشركة القانوني ونوعها لانه قد لا تحتاج الشركة لكامل الاجراءات التي تتخذها شركة حكومية في منح أحد المشاريع لأحد المقاولين.

4- تتابع الإدارات: كلنا يعرف أن النظام المحاسبي والدورة المستندية تختلف من حيث الشكل بإختلاف سياسات الادارة ، وكذلك نظام الرقابة الداخلية ، فبتعيين مدير مالي جديد قد يكون له “إقتراحات بخصوص الدورة المستندية إما لتسهيل الأعمال أو تغطية أحد ثغرات الرقابة الداخلية وذلك حتى يقضي على مصادر الفساد .

5- نوع العملية : فكل عملية لها مستند مخصص لها وتختلف المستندات بإختلاف نوع العملية.

مستندات الدورة المستندية الخاصة بالموردين:

1- إذن إستلام نقدية في حالة السداد النقدي.

2- إذن إستلام شيكات في حالة إستلام شيكات.

3- حافظة إيداع شيكات يتم إدراج كافة الشيكات بشكل يومي أو إسبوعي أو شهري وإرفاقها بها لتقديمها للسداد أو إيداعها بالبنك للتحصيل.

4- إشعارات خصم بخصم قيمة مردودات.

5- إذن مردودات بضاعة معطوبة أو إذن صرف من المخازن.

6- أمر توريد بضاعة ويكون بمثابة تأكيد على قبول اتمام العملية.

7- عقد توريد يلتزم فيه المورد بشروط العقد من حيث مواصفات وشكل ونوعية ومواعيد تسليم البضاعة وغرامات التأخير.

8- أمر إسناد عمليات كما في الشركات الهندسية.

9- عرض سعر يتم إعداده إما بمعرفة المورد أو الشركة بالأصناف والأعداد والكميات والأوزان ويتم كتابة السعر بمعرفة المورد وتوقيعه وختمه بختم المورد.

10- أمر شراء في حالة رست المناقصة على المورد.

آلية عمل الدورة المستندية:

تبدأ الدورة المستندية بفاتورة الشراء المرسلة من المورد و الممهورة منه بخاتم وتوقيع ،وعلى الشركة في هذه الاثناء أن يكون لديها نموذج عن مذكرات الادخال ، وغالباً تكون لدى لدى أمين المستودع توضّح الكميات الداخلة الفعلية ، وقد يكون مذكوراً فيها توصيف المواد بحسب بطاقات المواد المدرجة ضمن النظام المحاسبي لدى الشركة.

* ويجب ان يذكر في حال وجود نقص او تلف يوضح بالكمية ويرفق معها بوليصة الشحن او اشعار الشحن الخاص بشركة الشحن او في حال عدم وجود شركة الشحن يذكر توقيع الشخص المسلم.

– اما فيما يخص الامور المالية يتم تدوين فاتورة الشراء بالقيمة المسجلة فيها.

– اي دفعات نقدية للموردين يجب ان تتم بموجب ايصالات قبض و ترفق مع اليومية العامة للمحاسبة لتصبح المستندات كما يلي:

• فاتورة شراء من المورد .
• مذكرة ادخال ترفق مع فاتورة الشراء ويدخلها أمين المستودع.
• اشعار الشحن تصدره شركة الشحن وينوب عنها في حال عدم وجود بوليصة شحن اسم المستلم وتوقيعه.
• ايصالات قبض في حال الدفعات النقدية
• كشوفات دورية للحساب ممهورة من المورد لمطابقة الارصدة وتحفظ في قسم الارشيف.

ما هي مهام محاسب الموردين ؟

إذا كان حجم تعاملات الشركة كبير فدور محاسب الموردين هو من اهم الادوار في الإدارة المالية لأنها مرتبطة بحسابات المخازن التي هي العمود الفقري لحسابات التكاليف ، وايضاً حسابات الموردين مرتبطة بحسابات الضرائب وايضا المدفوعات النقدية

وحسابات الموردين تنقسم إلى موردين محليين موردين خارجيين .

ومن أهم مهام محاسب الموردين

1- الاشراف وملاحقة الدورة المستندية للمشتريات والمدفوعات بالتفصيل.

2- إعداد القيود المحاسبية الخاصة بالاستحقاقات والمدفوعات للموردين.

3- تجهيز سجل للموردين شامل جميع البيانات الخاصة بالمورد.

4- تحصيل ومتابعة مديونية الموردين عن طريق اعمار الذمم  للموردين و متابعة مواعيد السداد.

5- الاشراف على اوامر التوريد و الكميات المستلمة فعليا والكميات المتبقية.

6- متابعة ضريبة القيمة المضافة ضريبة الخصم والإضافة.

7- إعداد ومراجعة ميزان المراجعة للموردين شهرياً.

8- إعداد  التقارير المتعلقة بالموردين والمشتريات.

9- مطابقة حسابات الموردين في نهاية كل فترة مالية.

10- إعداد تحليل مالي لحسابات الموردين فى نهاية كل فترة مالية.

11- متابعة الموردين الخدميين والتزامات العقود المرتبطة بالشركة.

ما هو برنامج الفا سوفت لإدارة الحسابات ونقاط البيع ؟

ألفا سوفت مؤسسة معتمدة رسمياً للفوترة الالكترونية تقدم نظام محاسبة ونقاط البيع المتوافق مع متطلبات الفاتورة الالكترونية في السعودية.

وهو برنامج حسابات و اصدار الفاتورة الالكترونية و نقاط البيع ومتابعة المخزون معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والدخل.

للتعرف على تفاصيل البرنامج من خلال الضغط على الرابط