يساهم الفهم الواعي والدقيق لـ دور إدارة المشتريات في نجاح شركتك وفي بناء نظام خاص بإدارة المشتريات يُمكن من خلاله
أن تحقق المنشأة أو المؤسسة أعلى درجة من الكفاءة.
وتعتبر ادارة المشتريات من أهم الأقسام في المؤسسات والشركات ،ويقع على عاتق هذه الإدارة مسؤولية كبيرة وهي
الإهتمام بكل ما يخص عمليات الشراء ،وسوف نتعرف من خلال المقال التالي عن ماهية إدارة المشتريات؟ وعن أهميتها داخل شركتك؟
وبالتعريف نقول:
إدارة المشتريات هي :
الادارة الكاملة لدورة الشراء داخل المؤسسة بداية من تسجيل طلب صرف للاصناف لمعرفة الموجود منها بالمخازن ثم اصدار طلب
شراء للاصناف الغير متوفره بالمؤسسه الي إصدار أوامر الشراء للموردين مرورا بإثبات فواتير المشتريات بكافة أنواعها وإشكالها
سواء كانت فواتير مشتريات خاصة بالسلع او خاصة بالخدمات مع إمكانية تحميل تلك المشتريات ببعض المصروفات التي تم إنفاقها عليها مثل تكاليف النقل.
فوائد ادارة المشتريات:
1- متابعة ورقـابة كـافة الحركات والعمليات المتعلقـة بالمبيعات والموردين.
2- إمكانية متابعة سـداد الفواتير لكل مورد.
ويعتبر العنصر البشري ذات أهمية كبيرة في جميع التخصصات الإدارية ،و تتضح أهمية العنصر البشري بشكل كبير في إدارة
المشتريات ،و ذلك لأنه مسئول عن بتنفيذ أهداف و سياسات ،و مهام ادارة المشتريات ،و لذلك لابد أن يتمتع العنصر البشري
بالخبرة ،والكفاءة العالية التي تعينهم على شراء المستلزمات ، وما تحتاج إليه المنظمة أو المؤسسة بسعر مناسب ،و بكمية
مناسبة ،و بجودة عالية ،و كذلك يقوم أيضاً بمتابعة الأسواق ،و عقد الاتفاقيات مع الموردين .
ما هي مهام ادارة المشتريات؟
يقع على عاتق ادارة المشتريات مسؤولية كبيرة ،و هي القيام بمجموعة من المهام أبرزها ما يلي
1. تقوم بإجراء الدراسات التي تساعد المنظمة على اتخاذ القرار السليم فيما يتعلق بعمليات الشراء .
2. تقوم بوضع السياسات ،و جميع الشروط اللازمة لعمليات الشراء .
3. تقوم بدراسة السوق دراسة جيدة ،و تتنبأ بوضع الشركات ،و المؤسسات المنافسة .
4. تقوم بترتيب ،و تسجيل كافة البيانات و ذلك وفق لسجلات معينة ذات علاقة بعمليات الشراء.
ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
يمتلك قسم إدارة المشتريات أهدافًا متعددة تتشارك مع معظم أقسام الشركة، سواء كانت أقسام عمليات الإنتاج المباشرة، مثل توريد المواد، أو الأقسام الغير مباشرة، مثل توفير أجهزة الكمبيوتر لموظفي الكادر الإداري للشركة.
1. البحث عن مصادر مختلفة للتوريد:
تهدف أنشطة إدارة المشتريات والمخازن إلى تحقيق وفرة دائمة في المواد اللازمة لتقديم المنتج أو الخدمة. لضمان هذه الوفرة، لا بد من توجيهها لتأمين مصادر توريد دائمة تضمن عدم انقطاع المواد عن الشركة.
2. الحصول على أفضل العروض بأفضل الاسعار:
عادةً ما يدعم وجود إدارة المشتريات الوصول إلى موردين مميزين للشركة، لضمان التوفير في المبالغ المخصصة لعمليات الشراء، والمحافظة على الجودة اللازمة لتصنيع المنتج أو تقديم الخدمة، إضافةً إلى الحصول على أفضل دعم فني ممكن من قبل الموردين.
3. المحافظة على العلاقة المتينة مع الموردين:
لا تقتصر أهداف فريق إدارة المشتريات على توريد السلع والمواد والخدمات، إذ يسعى إلى تحقيق أفضل العلاقات مع موردي الشركة وضمان تقديمهم لأفضل الخدمات والعروض ؛ من خلال التطوير الدائم لهذه العلاقات، والذي يؤدي إلى تحسين مستمر لأعمال الشركة.
4. ضمان تأمين وتخزين مواد خالية من العيوب:
تسعى إدارة المشتريات والمخازن إلى ضمان توريد وتخزين مواد أولية، متطابقة مع ما هو مطلوب من قبل أقسام الشركة بأفضل شكل ممكن، وتجنب توريد مواد بعيوب تتنوع بين التوريد والآخر، التي قد تؤدي إلى حدوث ضرر في عملية الإنتاج قد تسبب خسارة فادحة للشركة.
ما هي مواصفات برنامج ادارة المشتريات المثالي ؟
يساعدك برنامج إدارة المشتريات المثالي على دور إدارة المشتريات في نجاح شركتك ادارة المبيعات وتبسيط عمليات الشراء وتوفير المال وزيادة الأرباح وضمان تجديد مستويات المخزون في الوقت المناسب ومراقبة المخزون لتقليل التكاليف.
برنامج الفا سوفت برنامج حسابات وادارة المشتريات و اصدار الفاتورة الالكترونية و نقاط البيع ومتابعة المخزون معتمد من هيئة الزكاة والدخل السعودية
ويمكن أن يكون النظام سحابيًا كبرنامج ادارة المشتريات السحابي من ألفا سوفت الذي يدعمك بكل المزايا السابقة
كإمكانية الوصول للمعلومات من أي مكان وفي أي زمان ، والتخلص من مشكلات الصيانة، والحصول على تحديثات دورية، مع
إمكانية تعديل البرنامج ليتناسب مع الانشطة المختلفة لمنشأتك .
